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雲林縣稅務局檔案開放應用作業要點

  • 公告日期:98-08-11

雲林縣稅務局檔案開放應用作業要點
98年7月28日訂定
一、作業依據:
為方便民眾、營利事業及機關團體申請應用檔案資料,依據行政程序法第46條、政府資訊公開法、檔案法第17~21條暨檔案管理作業手冊第21章規定訂定本要點。
二、作業目的:
規範檔案應用申請作業以供執行之依據。
三、作業單位:
本局各科及虎尾、北港分局。
四、作業方式:
總局及虎尾、北港分局分別受理。
五、檔案應用標準作業流程圖:(如附件1)
六、檔案申請之限制:
一般民眾、營利事業、機關團體或其授權之代理人、委任人得依本要點規定申請應用本局檔案資料,但有檔案法第18條、行政程序法第46條第2項或政府資訊公開法第18條第1項各款情形之一者,本局得拒絕其申請。
七、申請方式:
(一)申請應用本局檔案,應填具「檔案資訊開放應用申請書」(附件2),並檢附有關證明文件影本,向本局提出申請。
(二)應檢附之證明文件:
1.申請人為個人,檢附個人身分證明文件影本。    
2.申請人為營利事業或機關團體,檢附公司(商業)登記證明文件或法人登記證明文件影本、負責人身分證明文件影本,並加蓋營利事業或機關團體及負責人印章。    
3.如授權或委託代理人申請時,應另檢附「檔案應用申請委任書」(附件3)或授權書正本、代理人身分證明文件影本及加蓋印章。申請案件屬個人隱私資料者,請檢具身分關係證明文件。    
4.檔案應用以提供複製品為原則;有使用原件之必要者,應於申請時記載其事由。
(三)申請書送達方式得以親自持送或以書面通訊方式為之,其經電子簽章憑證機構認證後,亦得以電子傳遞方式申請
七、受理程序:
本局受理申請書後,應由文書單位登入總收文號,分文至業務承辦單位派員審理。
八、業務承辦單位審理程序:
(一)審核受理案件是否符合檔案應用範圍。
(二)依據申請書所載事項,確認其正確性,如有誤繕者,應以另紙方式補正檔號、檔案名稱或內容要旨相關資料於申請書。
(三)檢查申請案件是否符合規定,如有不合規定或資料不全者,應通知申請人7日內補正;逾期不補正或不能補正者,得駁回其申請。
(四)業務承辦單位對於申請應用檔案,應向檔案管理單位辦理調卷,且負檔案資料保管責任,直至返還檔案管理單位為止,並審視案卷內容,是否有洩密之虞或限制公開、提供等情形,以為准駁或部分限制依據,簽報權責長官核定。
(五)受理應用檔案,應自受理之日起30日內為准駁決定之書面通知申請人-「檔案應用申請審核通知書」(附件4)、「檔案應用申請審核表」(附件5)。其准許申請者,應載明同意應用方式,指定應用時間及場所。駁回申請者,應載明其理由。以電子傳遞方式請求應用檔案或於申請書上註明電子傳遞位址者,審核通知書得以電子傳遞方式為之。回覆申請人之通知並應副知行政科一股。前項所定30日,於有補正者,自申請人補正之日起算。
(六)申請經核准者,業務承辦單位應於指定日期前備妥經核准可供應用之相關檔案資料,除需使用檔案原件外,均需影印放置一處待用。如該檔案因修補、展覽、機關檢調或其他情形無法提供應用時,應告知申請人理由及得以利用之時間。若核准應用檔案係為原卷及有部分限制提供者,應採「分離原則」,僅就其他部分提供:
1.檔案可拆卷者,將不宜提供之部分抽離後提供應用。    
2.檔案無法拆卷者,在不宜提供部分做適當之遮蓋。檔案部分抽離或遮蓋情形應註記於「檔案應用簽收單」 (附件6)。    
九、檔案應用:以提供複製品為原則
(一)應用地點:
總局─行政科一股。    
虎尾分局─檔案室。    
北港分局-檔案室。
(二)應用時間:
上班日上午8:30~11:30,下午2:00~5:00。
(三)應檢附證明文件:申請人應於本局指定時間、地點,親至本局或分局閱覽檔案資料,及交付下列證明文件,並完成登記程序
「檔案閱覽室登記簿」(附件7),始得閱覽。
1.檔案應用申請審核通知書暨審核表正本。    
2.申請人身分證明文件,個人應檢附身分證明文件正本,營利事業或機關團體應檢附公司(商業)登記證明文件或法人登記證明文件(如為影本應加註具結「與正本相符,如有不實願負法律責任」字句並簽章),及負責人、代表人或管理人之證明文件。    
3.有授權或委任代理人者,除前述證件外,尚應檢附代理人身分證明文件正、影本及委任書正本。如代理人所提示之申請人身分證明為影本,須由申請人及代理人切結與正本相符。
前項身分證明文件應於應用完畢,點收檔案資料無誤,並繳交相關費用後交還申請人。    
4.業務承辦單位應派員核對上列證明文件並全程陪同申請人閱覽、抄錄或複製檔案資料。    
(四)申請人應用檔案資料應遵守本局有關規定,並不得有下列行為,違反者,依檔案法第26條之規定,業務承辦單位承辦人員應立即中止其應用,並記錄之;其涉及刑事責任者,移送該管檢察機關偵辦:
1.添註、塗改、更換、抽取、圈點、污損或其他損壞檔案資料之行為。    
2.拆散已裝訂完成之檔案。    
3.以其他方法破壞檔案或變更檔案內容。    
4.無故將檔案資料攜出閱覽地點。    
5.喧嘩或其他妨礙秩序之行為。
(五)應用之檔案應當日歸還,如未能於當日應用完畢者,業務承辦單位應於檔案應用簽收單註記應用情形後,先辦理還卷,由業務承辦單位人員與申請人另行約定日期後再行調閱。未事先約定者,仍應重新辦理申請。
(六)申請人未按既定時間至本局或分局閱覽檔案者,承辦人員應另訂時間,再行通知其準時前往。
(七)業務承辦單位點收申請人歸還檔案確認無訛,並經申請人簽收後,應於『檔案應用簽收單』註記還卷,將第一聯交付申請人,另將第二聯併同檔案辦理還卷。
十、收費:
(一)應用本局檔案悉依檔案管理局制定之「檔案閱覽抄錄複製收費標準」(附件8)收取費用,修正時亦同。
(二)複製檔案不論紙張複製成效如何,概以用紙數合計其金額。
(三)費用計算:由業務承辦單位計算應繳費用,並將應收費用填寫「檔案閱覽抄錄及複製收費明細表」(附件9)後,陪同至承辦出納業務單位繳交費用後,在指定之閱覽場所請申請人在檔案應用簽收單上簽名,再將備妥之檔案提供申請人應用。出納人員收費,開立繳費收據後,一聯交付申請人收執,其餘各聯及收費款項由本局承辦出納人員依規定辦理。
(四)需提供郵寄服務者,郵遞費用以實支數額計算,每次並加收處理費用新臺幣50 元,繳交方式以現金袋或匯票送本局。
十一、檔案管理人員依下列程序辦理:
(一)依業務承辦單位填具調卷單,調取檔案供承辦人員審視案件內容。
(二)依業務承辦人員告知,對有限制提供之內容做遮掩或拆卷抽離,以維護檔案機密。
(三)提供檔案應用申請書、檔案應用簽收單、收費明細表等資料及閱覽場所準備事宜。
(四)將業務承辦單位函覆申請人之「檔案應用申請審核通知書」副本及「檔案應用簽收單」,依序裝訂,以備查考或作統計之用。
十二、本要點奉局長核准後實施,修正時亦同。